Welkom ,

Privacy policy.

Verklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers en klanten.

Vanaf 25 mei 2018 zullen uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming[1] (GDPR in het Engels).


De VZW Alpaca Events is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens van bij uw inschrijving en houdt zich aan de verplichtingen voorgeschreven door de GDPR.


Deze verklaring bevat een volledige toelichting met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens alsook met betrekking tot uw rechten.

INHOUD

  1. Verwerkingsverantwoordelijke
  2. Coördinaten van de Data Protection Officer
  3. Minderjarigen
  4. De doeleinden en rechtsgronden voor de gegevensverwerking : waarom verwerkt Alpaca Events uw gegevens ?
  5. De gegevens die worden verzameld en verwerkt
  6. De modaliteiten van de gegevensverwerking: hoe worden uw gegevens verwerkt?
  7. De bewaartermijn van de persoonsgegevens : hoelang worden uw gegevens bewaard?
  8. Gegevensoverdracht : aan wie worden uw gegevens overgedragen?
  9. De rechten van de betrokken persoon
  10. Opvolging en wijzigingen van deze Verklaring van gegevensverwerking
  11. Cookies

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is de onderneming die u vraagt uw persoonsgegevens mee te delen en de doeleinden van de verwerking bepaalt.

De verwerkingsverantwoordelijke is :
Alpaca Events VZW met maatschappelijke zetel te B-9220 Hamme, evengeliestraat 14
Ondernemingsnummer: BE0511991338

2. De coördinaten van de Data Protection Officer

De Data Protection Officer (DPO) is één van de contactpersonen bij de toepassing van deze verklaring. Hij/zij kan gecontacteerd worden via het contactformulier op de website www.rfol.be

3. Minderjarigen

Alpaca Events is verheugd ook de (meest) jeugdige personen te onthalen en haar diensten aan hen aan te bieden. Deze tekst gaat over jouw rechten in verband met de persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken bij jouw inschrijving. Je ouders of wettelijke vertegenwoordiger (voogd) moeten akkoord gaan met jouw inschrijving. Aarzel niet om je vragen te stellen of uitleg te vragen over je rechten bij de verwerking van de persoonsgegevens aan jouw ouders of aan onze Data Protection Officer.

4. De doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking

Alpaca Events verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens om verschillende handelingen te kunnen verrichten die noodzakelijk zijn om een deelname aan onze evenementen mogelijk te maken.

De verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens bij Alpaca Events hebben als wettelijke grondslag:

  • De toestemming die u ons hebt gegeven (vb. u vraagt ons om uw inschrijving als deelnemer te verwerken (artikel 6,1,a) van de GDPR);
  • Om de noodzakelijke handelingen uit te voeren die de overeenkomst voorafgaan en bij het beheer van uw inschrijving (artikel 6,1 b) van de GDPR);
  • Om de wettelijke verplichtingen na te leven, in het bijzonder in relatie tot veiligheid en verzekeringen rond onze evenementen (artikel 6,1,c) van de GDPR);
  • Om acties en campagnes ten uitvoer te leggen die Alpaca Events op gerechtvaardigde wijze mag nastreven in het kader van zijn commerciéle activiteiten (gerechtvaardigd belang artikel 6,1,f van de GDPR);
  • Om gevallen van fraude en misbruik op te sporen (gerechtvaardigd belang artikel 6,1, f van de GDPR);
  • Om een wettelijke verplichting tegenover de bevoegde autoriteiten na te leven (in het bijzonder de inspectie- en/of politiediensten) (artikel 6,1,c van de GDPR);
  • Om de rechten van Alpaca Events op vordering en verdediging in rechte uit te oefenen (gerechtvaardigd belang artikel 6,1,f van de GDPR).

5. De gegevens die worden verzameld en verwerkt

Om de te stellen handelingen (zie artikel 4 hierboven) uit te voeren is het nodig uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken. Deze gegevens worden verzameld op verschillende tijdstippen tijdens de precontractuele en contractuele relatie en het type en het aantal verzamelde gegevens is afhankelijk van de maatregel die moet worden uitgevoerd.

Gegevens met betrekking tot identificatie

  • Indentificatiegegevens : het betreft meer bepaald naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, enz...
  • Uw contactgegevens : het betreft meer bepaald uw domicilie- of verblijfadres, vast of mobiel telefoonnummer, emailadressen, enz...
  • Aanvullende gegevens: uw gebruikersnaam, t-shirtmaat en uw eventuele opmerkingen

6. De modaliteiten van de gegevensverwerking

Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt met gebruik van informaticatools en door fysieke personen).

De leden van het personeel van Alpaca Events verwerken uw persoonsgegevens om het vooropgestelde doeleinde te bereiken (vb. het toekennen en vullen van startpakketten) en de toegang tot uw gegevens is beperkt tot de personen die betrokken zijn bij de uit te voeren verwerking.

Het type programma en het aantal programma's, en de IT-applicaties die worden gebruikt om uw gegevens te verwerken zijn afhankelijk van de huidige technologische middelen en kunnen evolueren.

In sommige gevallen worden uw gegevens meegedeeld aan derden wiens tussenkomst noodzakelijk is en soms ook onontbeerlijk om het doeleinde te bereiken (bijvoorbeeld, mededeling van uw gegevens aan verzekeringsmaatschappijen en timingpartners) (zie hierna: overdracht van gegevens).

7. De bewaartermijn van uw gegevens

Uw gegevens worden bewaard tijdens de totale duur nodig voor het bereiken van de doelstellingen waarvoor ze werden verzameld en verwerkt al dan niet afhankelijk van wettelijke verjaringstermijnen.

De bewaartermijn van persoonsgegevens kan ook overeenstemmen met wettelijke verjaartermijnen of langer, wanneer een onderzoek, klacht of gerechtelijke maatregelen ten uitvoer werden gelegd.

8. Gegevensoverdracht

De verzamelde en verwerkte persoonsgegevens worden meegedeeld aan of toegankelijk gemaakt voor derden om verschillende doeleinden te bereiken (doeleinden: zie hierboven, de doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking).

Het type gegevens en het aantal dat aan derden wordt meegedeeld is beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor het bereiken van het doeleinde. De derden die uw gegevens verwerken zijn gehouden tot een verplichting van vertrouwelijkheid en beveiliging.

Wanneer de derden verwerkers zijn, is er een verwerkersovereenkomst afgesloten tussen Alpaca Events en de verwerker die de verplichtingen van de verwerker vastlegt in verband met de verwerking van uw gegevens.

Wanneer het noodzakelijk is voor het bereiken van een doeleinde en/of wanneer het wordt opgelegd door een wettelijke bepaling, zullen uw gegevens worden meegedeeld aan of toegankelijk worden gemaakt voor volgende derden

  • Aan dienstverleners zijn belast met het timen van gelopen tijden tijdens wedstrijden.
  • Aan verleners van informaticadiensten in de ruime zin die worden afgenomen door Alpaca Events (hosts, leveranciers van verschillende programma's, onderhoud van IT installaties,)
  • Aan dienstverleners actief binnen het domein van verzekeringen.
  • Aan instellingen van de Staat, de gewesten en gemeenschappen bevoegd om de persoonsgegevens op te vragen in het kader van hun opdrachten.
  • Aan de bevoegde publieke autoriteiten wanneer ze deze gegevens verzoeken in het kader van hun opdrachten: politie,...
  • Aan professionele volmachthouders die bekleed zijn met de nodige titels : advocaten, uw ziekenfonds,...
  • Via openbaar gemaakte start- en finisherlijsten.
  • Aan instellingen die belast zijn met het afhandelen van belatingsverkeer.

Uw gegevens worden niet overgedragen buiten de Europese Unie.

Rechten van de betrokken persoon

Uw gegevens worden verzameld en verwerkt door Alpaca Events om de nagestreefde doeleinden te bereiken.. Indien u ons uw gegevens of bepaalde gegevens niet wenst over te maken, kunnen wij het vooropgestelde doeleinde niet bereiken. Het verzamelen van de gegevens die wij bij u opvragen is dus steeds noodzakelijk om de doeleinden te behalen en om de wettelijke verplichtingen in verband met de deelname aan onze evenementen na te leven.

De uitoefening van de hierna vermelde rechten moet schriftelijk worden verzocht:

  • Via het contactformulier op de website www.rfol.be
  • Ofwel per brief aan het adres van de zetel van VZW Alpaca Events.

Om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te bewaren, kan Alpaca Events een identiteitscontrole uitvoeren van de persoon die de gegevens aanvraagt alvorens over te gaan tot mededeling van de gegevens en de gevraagde handeling.

De rechten van de betrokken persoon

Recht op inzage

U hebt het recht te vragen welke de persoonsgegevens zijn die u betreffen die we verwerken en voor welke doeleinden. Deze informatie wordt bij u bij voorkeur via een elektronisch bericht meegedeeld en via elektronische verzending. Indien u niet beschikt over een elektronisch mailadres, of op uitdrukkelijk verzoek, wordt de info u meegedeeld per postbrief.

Recht op rectificatie

U hebt het recht om de rechtzetting te vragen van de gegevens die u betreffen en die incorrect zijn. U kan eveneens vragen gegevens aan te vullen wanneer ze niet volledig zijn.

De uitoefening van dit recht mag afhankelijk worden gesteld van het voorleggen van een ad hoc bewijsstuk indien nodig

Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden")

U hebt het recht om de uitwissing van uw gegevens te vragen wanneer bepaalde motieven zijn vervuld. Uitwissing van gegevens tijdens een lopende inschrijvingsperiode van de evenementen heeft tot gevolg dat Alpaca Events al uw lopende inschrijvingen en/of aankopen zal annuleren zonder een terugbetaling van reeds betaalde inschrijfgelding. Reeds aangekochte tickets en/of vouchers zijn dan ook niet meer overdraagbaar.

In elk geval is het recht op gegevenswissing niet van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is:

  • Voor de naleving van wettelijke verplichtingen of voor de uitvoering van een publieke opdracht waarmee Alpaca Events door een openbare autoriteit is belast
  • Voor statistische doeleinden
  • Voor de vaststelling, de uitoefening en de verdediging van rechten in rechte.

Recht van bezwaar

U hebt het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor doeleinden van directe marketing.

U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw gegevens wanneer deze verwerking tot doel heeft het verwezenlijken van acties en campagnes die Alpaca Events op gerechtvaardigde wijze mag uitvoeren in het kader van haar commerciéle activiteiten. Niettemin mag Alpaca Events in dergelijk geval uw gegevens blijven verwerken omwille van legitieme en dwingende motieven die de voorrang hebben op uw verzoek alsook voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van haar rechten in rechte.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

U hebt het recht uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd formaat, dat gangbaar wordt gebruikt en leesbaar is door een machine.

Recht op beperking van de verwerking

U kan vragen aan de Alpaca Events om de verwerking van uw gegevens voor de toekomst tijdelijk te beperken in volgende gevallen:

  • U betwist de juistheid van een gegeven
  • U beschouwt de verwerking als onwettig maar u wenst voorlopig niet de uitwissing van het gegeven
  • De verwerking is niet langer noodzakelijk voor het behalen van de doeleinden maar u hebt de gegevens nodig voor de vaststelling of de uitoefening van uw rechten in rechte

De beperking van de verwerking houdt in dat uw gegevens niet langer worden verwerkt maar slechts worden bewaard tenzij andersluidend verzoek van uwentwege.

De beperking van de verwerking is tijdelijk en de verwerkingsverantwoordelijke stelt u op de hoogte vooraleer de beperking van de verwerking wordt opgeheven.

Recht om klacht in te dienen

Alpaca Events stelt alles in het werk om uw vragen in verband met de uitoefening van uw rechten te beantwoorden.

U beschikt over het recht om een beroep in te dienen bij de bevoegde Belgische toezichthoudende autoriteit.

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

commission@privacycommission.be

10. Opvolging en wijzigingen aan deze verklaring

Alpaca Events behoudt zich het recht voor om op elk moment huidige Verklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens aan te passen volgens de toepasselijke wettelijke bepalingen.

Elke nieuwe versie van de Verklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zal ter beschikking worden gesteld op onze internetsite en/of elke andere applicatie.

Indien wij van plan zijn uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor ze werden verzameld en uw toestemming vereist is voor deze nieuwe verwerkingen, zullen wij u hier voorafgaandelijk om verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.

11. Cookies

Rfol.be maakt gebruik van cookies om de functionaliteit van bepaalde pagina's van de website te optimaliseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een pagina van de website op de computer van de bezoeker worden geplaatst. In zo'n cookie wordt informatie opgeslagen zoals bepaalde voorkeuren van de bezoeker. Daardoor kan Rfol.be de bezoeker bij een volgend bezoek nog beter van dienst zijn.

De bezoeker kan zelf bepalen hoe er met cookies omgegaan moet worden. Hij kan zijn browser zo instellen dat die het gebruik van cookies toestaat, niet toestaat of gedeeltelijk toestaat. In dit laatste geval kan worden ingesteld welke websites cookies mogen plaatsen. Bij alle overige websites wordt het dan verboden. Deze mogelijkheid wordt door de meestgebruikte moderne browsers geboden. Indien u het gebruik van cookies niet toestaat kunnen wij de perfecte werking van deze site echter niet meer garanderen.

Cookies kunnen altijd van een computer worden verwijderd, ook weer via de browser.

[1] Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

versie 24/05/2018





post comment e-mail